Bezmyślne wyrzucenie dokumentów może sprawić, że dane osobowe dostaną się w niepowołane ręce. Nieuczciwa osoba może ściągnąć na nas spore problemy. Jeśli akta zawierają dane osobowe, trzeba je zniszczyć lub przechowywać w odpowiednich warunkach. Należy zminimalizować ryzyko wypłynięcia wartościowych danych z firmy. Co może się stać, jeśli, mimo naszych starań, tak się stanie?

Dlaczego powinno się niszczyć dokumenty zawierające poufne informacje?

Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (wraz z późniejszymi poprawkami) nakłada na osoby, które przetwarzają dane osobowe, właściwie je chroniły. Oznacza to, że dokumenty zawierające takie dane muszą być zabezpieczone przed dostępem do nich osób trzecich. Jeśli nie są nam już potrzebne, musimy je zniszczyć. Gdyby takie informacje dostały się w ręce przestępcy, mogłoby dojść nawet do kradzieży tożsamości. Dbajmy o to, by akta były prawidłowo przechowywane i niszczone. Nawet jeśli w naszej firmie praktykuje się obrót dokumentami elektronicznymi, może się zdarzyć, że coś zostanie wydrukowane. Pracownicy bowiem drukują niektóre dokumenty czy wiadomości, gdyż to ułatwia im pracę. Również tego typu druki muszą być zabezpieczone.

Jak długo przechowywać dokumenty?

W każdej firmie powinien być dokument, w którym spisuje się zasady dotyczące niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Tworzyć taki dokument powinna osoba, która zna przepisy prawa dotyczące tych zagadnień. Należy pamiętać, iż dokumenty, które mają być zarchiwizowane dzieli się na kategorie. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, a opatrzone nią druki są przekazywane do właściwego archiwum na wieczyste przechowywanie. Symbolem „B” zaś oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. Dokumenty pierwszej kategorii są przechowywane na zawsze, a te opatrzone symbolem B mają dodatkowy zapis informujący o tym, jak długo trzeba je zachować (na przykład B50 to nakaz zachowania przez 50 lat).

Które dokumenty należy niszczyć?

Kiedy prowadzimy rekrutację, zostaje nam spora ilość dokumentów. Jeśli nie zamierzamy zatrudnić kandydata, a w przyszłości nie planujemy naboru na podobne stanowisko, ustawa zobowiązuje nas do niszczenia dokumentów tego typu. Określmy, czy dane będziemy niszczyć na miejscu, czy też zlecimy to zewnętrznej firmie. Jeśli wybierzemy to drugie rozwiązanie, musimy jasno zapisać, jak je przewieźć do miejsca docelowego.

Jak się niszczy dokumenty?

Dokumenty należy zniszczyć niezwłocznie po zakończeniu procedury naboru. Zniszczenie musi być nieodwołalne, co oznacza, że nie wolno nam dokumentu podrzeć, gdyż istnieje wtedy obawa, ze ktoś mógłby go skleić i w ten sposób zyskać dostęp do poufnych danych kandydatów. Akta powinno się wrzucać do niszczarki, która potnie je na małe kawałki. Na rynku znajdziemy wiele modeli niszczarek, a chcąc wybrać właściwą, musimy sprawdzić dla kogo jest dedykowana. Mamy do wyboru urządzenia wyposażone w dwa systemy cięcia: w paski (strip cut) i w ścinki (cross out).

Dokumenty zawierające dane osobowe muszą być przechowywane w odpowiedni sposób, a jeśli trzeba je zniszczyć, trzeba to zrobić w sposób nieodwołalny. Absolutnie nie można pozwolić, by ktoś obcy miał do nich dostęp.