Praca w biurze to ciężki kawałek chleba. Wie o tym każdy, kto właśnie taki rodzaj pracy wykonuje na co dzień lub nawet z doskoku. Dbałość o porządek i organizację bądź ich brak owocować będzie z czasem pozytywnymi albo negatywnymi skutkami. Dlatego najlepiej nie odkładać niczego na później i od razu zadbać o porządek w biurze.
Sposoby organizacji dokumentacji biurowej
Nie od dzisiaj powszechnie wiadomo, że praca biurowa wiąże się z mnóstwem rozmaitych dokumentów. Czasem nawet jest ich tak dużo, że bez odpowiedniej metody organizacji naprawdę ciężko się w nich odnaleźć. Problem pojawia się jednak najczęściej dopiero wtedy, kiedy odszukanie dokumentu jest konieczne w trybie natychmiastowym, zaś wokół panuje bałagan, jakiemu wręcz nie sposób sprostać. Wszystko z pewnością wyglądałoby zupełnie inaczej, gdyby dokumenty na bieżąco układano zgodnie z pewnych przyjętym schematem.
Metod porządkowania papierów biurowych jest wiele, jednak nie każda sprawdzi się we wszystkich przypadkach. Przyczyną jest bodajby czynnik ludzki, na jaki nikt w zasadzie nie ma większego wpływu. Niestety każdy inaczej rozpoznaje porządek, wykorzystując do jego zachowania zupełnie odmienne metody.
Niemniej jednak papiery porządkować można poprzez przechowywanie ich w odpowiednio opisanych segregatorach bądź teczkach. Jak wiadomo taka metoda wymaga odpowiedniego miejsca, ponieważ wielkie segregatory rozmiary A4 nie mogą leżeć rozłożone na podłodze lub tworzyć pod ścianą stosu.
Ze względu na ilość potrzebnego w biurze miejsca koniecznego do przechowania mnóstwa dokumentów, wiele osób decyduje się na ich zeskanowanie. Wygodniej niejednokrotnie odnaleźć się w przestrzeni dysku komputera niż gabinetu, szczególnie że w każdym komputerze dostępna jest opcja „wyszukaj”. Wiedząc dokładnie, o jaki dokument chodzi, o wiele prościej wydać komendę przeszukania materiałów zamieszczonych na komputerze niż przepatrywać półki z teczkami i segregatorami.
Inni pracownicy biurowi są zwolennikami użytkowania tzw. korytek, gdzie najczęściej zamieszczane są na bieżąco dokumenty pilne bądź często wykorzystywane. Jeśli ilość pojemników jest większa, warto również opisać każdy z nich, co bez dwóch zdań ułatwi pracę.
Zakładki indeksujące to kolejna z form wspomagających utrzymanie porządku w biurze. Jednakże do ich aktywnego wykorzystywania, podobnie jak w większości powyższych metod, niemożliwym albo raczej niepotrzebnym jest umieszczenie dokumentacji na przestrzeni dysku komputera.
Zakładki indeksujące we współpracy z innymi formami
Zakładki indeksujące wbrew pozorom wcale nie stanowią nowej formy organizacji dokumentacji biurowej. Są wykorzystywane od lat, jednakże występowały w nieco innych formach. Niejednokrotnie tekst w książce podkreślany zostawał specjalnym zakreślaczem, podczas gdy miejsce niezbędne do późniejszego powrotu zaznaczało się zakładką. Współcześnie dla ułatwienia wyprodukowano specjalne zakładki, które mają na celu zwrócenie szczególnej uwagi na dane miejsce bądź fragment.
W zasadzie stosowanie zakładek indeksujących w niczym nie przeszkadza przy jednoczesnej organizacji dokumentacji poprzez rozmieszczanie w segregatorach czy teczkach. Wręcz przeciwnie. Dodatkowo mimo różnej formy i wielkości, każda zakładka posiada przynajmniej minimalną ilość miejsca na krótką adnotację. Zakładki indeksujące w postaci strzałek sprawdzą się także idealnie, jeśli nastąpi potrzeba zaznaczenia czegoś na dokumencie dla innej osoby. W ten sposób zaznaczyć można miejsce na podpis lub ewentualną przyczynę niepewności co do dalszych działań. Ogromną zaletą zakładek jest jednak fakt, iż nie są one drogie, a co więcej materiał wykonania nie powoduje zniszczenia dokumentu.
Dodaj komentarz