Wypełnione segregatorami archiwum i dokumenty poukładane w stosach na biurkach – taki widok zna zapewne wiele osób zajmujących się prowadzeniem księgowości. Im większa firma, tym więcej dokumentów, które trzeba nie tylko uporządkować, ale przede wszystkim archiwizować zgodnie z obowiązującymi przepisami. Warto uprościć sobie życie i zamiast tradycyjnego archiwum zdecydować się na archiwum elektroniczne, które ma mnóstwo zalet.
Jakie są koszty prowadzenia archiwum tradycyjnego i elektronicznego?
Co jest potrzebne do przechowywania dokumentów w sposób tradycyjny? Na pewno szafy biurowe, do tego segregatory, folie ochronne, kartki. Wliczając do tego koszt powierzchni biurowej, na której staną takie szafy można otrzymać kwotę 1-4 groszy rocznie dla jednej kartki. Zakładając, że średnia zawartość szafy na dokumenty to 50 segregatorów, a w każdym z nich znajduje się ok. 250 kartek A4, dla pełnej szafy dokumentów otrzymamy dosyć dużą sumę, wynoszącą ponad 3 tysiące złotych.
W przypadku archiwum elektronicznego nie ponosi się kosztów infrastruktury do archiwizacji. Zakładając, że 2 strony A4 mają pojemność ok.300kb, a koszt 1Gb pojemności dyskowej to ok.2zł miesięcznie można obliczyć, że koszt przechowywania dokumentu wynosi nie więcej niż pół grosza. Rocznie daje to zaledwie 600zł, czyli o wiele mniej niż w przypadku archiwum tradycyjnego.
Jakie są inne zalety archiwum elektronicznego?
Niewątpliwym atutem elektronicznego archiwum jest to, że wszystkie dokumenty są zawsze „pod ręką”. Nie ma najmniejszego problemu ze znalezieniem dokumentu sprzed kilku lat, co w przypadku archiwum tradycyjnego bywa dość problematyczne. Podając odpowiednie parametry można błyskawicznie znaleźć dokument, który potrzebny jest np. klientowi. Znacząco skraca to czas pracy i usprawnia przepływ informacji.
Elektroniczne archiwum daje również możliwość korzystania z dokumentów online. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy firma ma kilka czy kilkanaście oddziałów. Wówczas po rejestracji można uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów, a także od razu archiwizować wystawione dokumenty. Pozwala to również zaoszczędzić papier, który nie jest przecież za darmo. W dzisiejszych czasach takie ekologiczne podejście jest nie tylko modne, ale też pozwala znacząco zredukować koszty, które trzeba ponosić na utrzymanie tradycyjnego archiwum. W skali globalnej nowoczesne rozwiązania sprawiają, że zmniejsza się liczba przesyłek tradycyjnych, a to oznacza mniejsze zużycie paliwa. Ważne jest także to, że archiwum elektroniczne nie wymaga specjalnych przedsięwzięć logistycznych, takich jak zabezpieczenia przeciwpożarowe czy zabezpieczenie fizycznego dostępu.
Kolejną zaletą archiwum z dokumentami jest bezpieczeństwo przechowywanych danych. Jednak należy pamiętać o odpowiednich zabezpieczeniach. Najbardziej podstawowe z nich to:
– nadawanie uprawnień tylko tym osobom, które faktycznie potrzebują dostępu do archiwum,
– odpowiednie zabezpieczenia urządzeń dostępowych oraz komputerów,
– przestrzegania zasad związanych z hasłami dostępu.
