Każda działalność gospodarcza wytwarza dokumenty, zarówno w formie papierowej, jak i utrwalone na różnego rodzaju, innych nośnikach danych. Mimo że sukcesywnie odchodzi się of formy papierowej, to nadal stanowi ona najpopularniejszą formę dokumentacji. Zajmuje ona wiele miejsca i wymaga odpowiedniego przechowywania, a także konieczna jest archiwizacja dokumentów. Są to pracochłonne czynności, aczkolwiek wymagane prawnie o dotyczą wszystkich. Postępowanie z dokumentacją nie jest dowolne i odbywa się według ściśle określonych zasad, które są określone w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dokumenty, które podlegają archiwizacji

Polskie prawo wyodrębnia następujące rodzaje dokumentów, które muszą być archiwizowane przez firmy i instytucje:
– dokumenty podatkowe (oryginały i kopie faktur VAT, księgi podatkowe itp.),
– dokumentacja ZUS (dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze),
– dokumenty związane ze stosunkiem pracy, czyli dokumenty pracownicze.

Wszelkiego rodzaju dokumentację należy odpowiednio zaklasyfikować i oznaczyć w celu szybkiego jej odnalezienie w razie potrzeby.

Czas przechowywania zarchiwizowanej dokumentacji

Dokumentację podatkową przechowuje się przez okres 5 lat (do końca roku kalendarzowego, w którym miną terminy płatności). Dokumenty zgłoszeniowe przechowuje się przez cały okres prowadzenia działalności. Dokumenty ZUS rozliczeniowe z kolei przez 10 lat od momentu przesłania ich do ZUS. Następną grupę dokumentów stanowią dokumenty płatnicze, które należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do momentu nabycia uprawnień emerytalnych. Najdłużej należy przechowywać dokumenty pracownicze, bo aż 50 lat.

Zobacz również  Co powinien umieć program do księgowości?

Klasyfikowanie dokumentów przeznaczonych do archiwizacji

Najczęściej przyjmowanymi kryteriami podziału są:

1) Kryterium ważności archiwalnej:
Mamy tutaj podział ze względu na oznaczenia literowe:
– A- przechowywanie wieczyste (materiały o wartości historycznej, archiwalne),
– B – dokumentacja niearchiwalna, dzieli się na kilka podkategorii, na przykład- Bc, czyli dokumentacja powtarzalna, a po jej wykorzystaniu można dokonać jej zniszczenia w dowolny sposób,
– B + arabska cyfra, dokumentacja, która należy przechowywać przez czas określony przepisami; cyfra przy literze odpowiada wymaganej liczbie lat przechowywania,
– BE + arabska cyfra, rodzaj dokumentacji, której po upływie wymaganego czasu przechowywania nie można dowolnie zniszczyć, musi ona być poddana ekspertyzie zlecanej archiwum państwowemu, na podstawie której zostaje ustalona kategoria dokumentacji i tym samym dalszy sposób postępowania z nią.

2) Kryterium podziału ze względu na nośnik:
Dotyczy to podziału na dokumentację papierową i elektroniczną. Zazwyczaj dokumenty papierowe zostają zeskanowane i zapisywane na specjalnie przeznaczonych do tego celu serwerach archiwizacyjnych, tak by do dokumentacji mieć szybki i łatwy dostęp.

3) Jawność dokumentacji:
Wyróżnia się dokumentację ściśle tajną, tajną, poufną, zastrzeżoną.

Więcej informacji: https://www.rhenus.com/pl/pl/uslugi/data-logistics/uslugi/przechowywanie-i-archiwizacja-dokumentow/